Elektronische Rechnung: Empfangspflicht für Unternehmen ab 1. Januar 2025

Mit dem Wachstumschancengesetz werden zum 1. Januar 2025 neue Regelungen zur verpflichtenden Ausstellung von elektronischen Rechnungen, sog. E-Rechnungen, in Kraft treten, die für alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B-Geschäft) gelten.

Die wesentlichen Neuerungen im Überblick: Bislang können neben Papierrechnungen – mit Zustimmung des Empfängers – auch elektronische Rechnungen, z. B. als PDF-Dokument oder E-Mail, ausgestellt werden (§ 14 Abs. 1 S. 8 UstG in der Fassung bis 31. Dezember 2024). Ab 1. Januar 2025 wird der Begriff der „elektronischen Rechnung“ neu definiert als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG neu). Rechnungen, die auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, bezeichnet das Gesetz künftig als „sonstige Rechnungen“ .

1. Grundsatz: E-Rechnungen ab 1. Januar 2025 Ab 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen regelmäßig eine E-Rechnung auszustellen, d. h. eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sonstige Rechnungen, also Rechnungen in Papierform oder in anderen elektronischen Formaten, wie z. B. PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails (sog. „sonstige Rechnung“), sind dann – bis auf definierte Ausnahmen und nach Ablauf von Übergangsfristen – nicht mehr zulässig.

2. Pflicht zum Empfang einer E-Rechnung ab 1. Januar 2025 Wichtig: Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung , dieser ist somit ab 1. Januar 2025 durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten (vgl. Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024 (BMF-Schreiben), Rn. 62).

3. Übergangsregelungen für die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen Das Gesetz sieht für die Erstellung von E-Rechnungen Übergangszeiträume bis Ende 2026 bzw. 2027 vor. Bis 31. Dezember 2026 können Rechnungen auch als „sonstige Rechnungen“, z. B. als Papierrechnung oder PDF-Datei, ausgestellt und übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG (neu)). Dabei ist die Ausstellung und Übermittlung einer Papierrechnung bis zu diesem Zeitpunkt immer zulässig, d. h. sie erfüllt die umsatzsteuerlichen Anforderungen. Soll die Rechnung in einem anderen elektronischen Format als der E-Rechnung erteilt werden, bedarf es der Zustimmung des Rechnungsempfängers, die keiner besonderen Form bedarf (BMF-Schreiben, Rn. 63).

Kleinere Unternehmen (bis 800.000 € Gesamtumsatz im vorherigen Kalenderjahr) können sogar bis zum 31. Dezember 2027 Rechnungen weiterhin als „sonstige Rechnungen“, also auf Papier oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – in einem nicht der E-Rechnung entsprechenden anderen elektronischen Format, ausstellen und übermitteln (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG (neu)).

Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend .

4. Fallbezogene Ausnahmen Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, sog. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise, die für die Personenbeförderung ausgegeben werden können auch in Zukunft als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden; mit Zustimmung des Empfängers können diese jedoch auch als E-Rechnung ausgestellt und übermittelt werden (BMF-Schreiben, Rn. 22).

Auch in anderen Fällen (vgl. BMF-Schreiben, Rn. 19 ff.) können „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden, z. B. für

Umsätze an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist , oder Umsätze, bei denen eine Rechnung ausgestellt wird, obwohl dazu keine Pflicht besteht (z. B. bei Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerfrei sind, oder an private Endverbraucher). 5. Zulässige Rechnungsformate E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Entscheidend ist, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können.

Insbesondere Rechnungen nach dem Standard XRechnung und nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, sind zulässige Formate, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.

Dabei stellt der Standard XRechnung ein rein strukturiertes XML-Format dar, in dem die Rechnungsdaten grundsätzlich nur maschinenlesbar sind und menschenlesbar erst nach einer entsprechenden Visualisierung, z. B. mithilfe einer entsprechenden Anwendung.

Im Gegensatz dazu bestehen hybride Formate neben einem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) auch aus einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF-Dokument), die beide in einer Datei zusammengefasst sind. Dies wird durch Rechnun-gen im ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 umgesetzt; frühere Versionen erfüllen die Voraussetzungen der E-Rechnung noch nicht. Informationen zum ZUGFeRD-Format finden Sie z. B. auf der Internetseite der DATEV.

6. Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen Die Übermittlung von E-Rechnungen kann z. B. durch den Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle, den gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal erfolgen (BMF-Schreiben, Rn. 36).

Ab dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmer verpflichtet, eine E-Rechnung empfangen zu können. Hierfür genügt es, ein E-Mail-Postfach zur Verfügung zu stellen. Es ist aber nicht erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt. Es können auch andere, z. B. die soeben bereits erwähnten, Übermittlungswege vereinbart werden.

Ist der Rechnungsempfänger technisch nicht in der Lage die E-Rechnung anzunehmen, hat er kein Anrecht auf alternative Ausstellung einer „sonstigen Rechnung“ durch den Rechnungsaussteller (BMF-Schreiben, Rn. 40-42).

Wichtig ist daher, dass der Rechnungsempfänger Zugriff auf eine Software hat, mithilfe derer die in der empfangenen E-Rechnung enthaltenen strukturierten – u. U. ausschließlich – maschinenlesbaren Daten, tatsächlich auch verarbeitet werden können . Dabei sind sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige Softwareanwendungen auf dem Markt erhältlich. Betriebe sollten im Zweifel Kontakt zu ihrem Buchhaltungssoftware-Anbieter aufnehmen, um mit diesem zu klären, ob und inwieweit die bereits genutzte Software geeignet ist, E-Rechnungen zu verarbeiten.

7. Aufbewahrungspflichten Bei der Auswahl der Softwarelösung, die für den Empfang von E-Rechnungen bereitgehalten wird, sollten zudem auch die Aufbewahrungspflichten für Rechnungen berücksichtigt werden. Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist nämlich so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Daneben sind zusätzlich übersandte Dokumente (z. B. Bildteile einer hybriden Rechnung) entsprechend aufzubewahren, wenn diese Aufzeichnungen enthalten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke (BMF-Schreiben, Rn. 60).

8. Weiterführende Informationen Zusätzliche Informationen im Zusammenhang mit der E-Rechnung finden Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024 und dem Frage-Antwort-Katalog auf der Internetseite des BMF . Daneben finden Sie weitere Hinweise auf den Internetseiten vom Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) und der Deutschen Industrie- und Handwerkskammer (DIHK) .

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